2. Doku Server - Windows App

Im Setup-Guide tauchte schon der Unterschied zwischen Windows App und Doku Resort im Browser auf.

Hier nochmal: Doku Resort startet einen Webserver auf Ihrem PC. Damit können Sie im Browser (z.B. Chrome, Safari, Firefox, Edge, ...) Ihren eigenen PC ansurfen (z.B. in der Adressleiste des Browser https://localhost eingeben).

Zur Verwaltung von Pat. nutzen Sie den Browser, dort dokumentieren Sie, erzeugen Befundberichte oder nutzen die Testdiagnostik.

Es gibt Einstellungen, die gelten für den Webserver und sind entsprechend in der Windows App zu verwalten. In der Windows App treffen Sie Konfigurationen für: Backup, Namen Ihres Server, Therapeut:innen Accounts, Kommunikation mit PVS (Praxis-Verwaltungssoftware) oder aktiveren Ihren Lizenzkey. Diese Punkte sind überwiegend im Setup-Guide erklärt.

2.2 Windows App starten

Wie starten wir Doku Resort? Sie suchen das Symbol mit der kleinen auf Ihrem Desktop oder im Startmenü. Das Startmenü erreichen Sie über die Taskbar, die am unteren Rand von Windows angezeigt wird. Das Windows-Icon öffnet das Startmenü. Im Startmenü befindet sich am oberen Rand ein Suchfeld, dort können Sie nach Doku-Resort suchen. Wenn Sie es nirgends finden, haben Sie es wirklich installiert? Zur Installation sollten Sie den Setup-Guide nutzen.

2.3 Status

Auf der Statusseite werden hoffentlich viele grüne Häkchen angezeigt. Ein roter Haken an Lizenz zeigt eine nicht-aktivierte oder eine abgelaufene Lizenz an. Aktivierung der Lizenz finden Sie detailliert im Setup-Guide.

Der Button "Backup..." führt in ein Overlay-Menü mit den verschiedenen Optionen für unsere Backups. Sie können hier sofort ein Backup erstellen, Sie können ein altes Backup wiederherstellen (dies überschreibt die aktuelle Datenbank) oder regelmässige Backups erstellen.

Anwendungsfälle für diese Funktionen:

• "Sicherung erstellen" erzeugt ein Backup und wird von uns genutzt, bevor wir Doku Resort updaten wollen. Im Fall der Fälle können Sie damit die alte Version wiederherstellen, falls bei dem Update ein Fehler auftritt. Was ist eine Schlüsseldatei? Besser nochmal in den Setup-Guide gucken.
• "Wiederherstellen" nutzt Ihnen, um auf ein neues System umzuziehen oder falls Sie auf einen älteren Stand der Dokumentation zurückwollen, weil Sie z.B. in der falschen Akte dokumentiert haben.
• "automatische Sicherung" ist ganz wichtig, damit wir die Funktion einmal einstellen und nie wieder daran denken müssen. Diese Funktion sollten Sie konfigurieren. Die Beschreibung finden Sie im Setup-Guide.

2.4 Einstellungen

Unter Einstellungen müssen wir aktuell nur den Namen eintragen, unter dem unserer Server (also unser Doku Resort) erreichbar sein soll. Es gibt ein kleines neben dem Feld, dass folgende Erläuterung gibt:

"In diesem Feld muss der Servername oder IP eingetragen werden, mit dem der Server im Netzwerk erreichbar ist. Es können mehrere Einträge mit Komma getrennt angegeben werden. Die Servernamen sind für die sichere Verbindung zum Server über HTTPS (TLS-Verschlüsselung) wichtig."

2.5 Therapeut:in

Welche Funktionen habe ich hier? Besser nochmal in den Setup-Guide gucken.

2.6 Import PVS

Eine genaue Anleitung zur Konfiguration findet sich im Setup-Guide.

2.7 Lizenz

Wie aktiviere ich meine Lizenz? Besser nochmal in den Setup-Guide gucken.

1.1 Homescreen

Nach dem erfolgreichen Login im Browser sehen Sie den Homescreen von Doku Resort. Fahren Sie mit der Maus über die blauen Kästchen in der Abbildung, um die Funktionen der einzelnen Icons als Info-Text angezeigt zu bekommen.

1.2 In Textform

Sie hätten die Erklärung lieber als Text, anstelle der oben gezeigten Abbildung unter 1.1 Homescreen? Also das verhält sich wie folgt:

1.2.1 Filtern, neu anlegen, importieren

Im Textfeld "Filter" können Sie Buchstaben oder Buchstabenkombinationen eingeben, um die Liste der Namen entsprechend einzugrenzen. Dabei ist es unerheblich, ob die Kombination am Anfang eines Namens steht oder nur ein Teil davon ist.

Mit dem Button "neu anlegen" erstellen Sie eine neue Akte. Sie gelangen dann direkt in einen neuen, leeren Basisbefund.

Wenn Sie den Vor- und Nachnamen exakt so eingeben, wie er im PVS hinterlegt ist, können Sie später in der Akte im Reiter "Basisdokumentation" den Button "aus PVS aktualisieren" nutzen. Dadurch werden automatisch weitere Angaben aus dem PVS ergänzt (sofern PVS-Schnittstelle konfiguriert).

Der Button "importieren" bringt Sie in eine Liste mit allen Patientinnen- und Patienten-Namen aus Ihrem PVS. Damit diese Funktion zur Verfügung steht, muss die Schnittstelle zur Interaktion konfiguriert worden sein. Falls Sie dazu noch Infos benötigen, finden Sie diese im Setup-Guide.

1.2.2 Optionen direkt am Pat. Name (eine Akte)

Die Namen der Patientinnen und Patienten werden in einer Liste angezeigt. Jeder Name steht für eine einzelne Akte. Sie können entweder direkt auf den Namen klicken, um die Akte zu öffnen, oder das erste Symbol am Ende der jeweiligen Zeile nutzen.

Das danebenstehende Icon ermöglicht den Export der Akte als PDF – die Datei wird im Download-Ordner gespeichert.

Mit dem letzten Symbol in der Zeile können Sie die Akte archivieren. Archivierte Akten finden Sie unterhalb der Liste der aktiven Patientinnen und Patienten – scrollen Sie hierfür einfach nach unten.

1.2.3 QS, Kalender und Menü

Im oberen rechten Bereich der Seite finden Sie weitere Icons:

• QS-Icon (mehr zur QS-Zentrale): Das Symbol mit den weißen Buchstaben "QS" führt Sie zur Qualitätssicherungs-Übersicht (QS ambPT) für alle Fragebögen.
• Kalender-Icon (mehr zum Kalender): Das nächste Symbol zeigt einen Kalender. Ein Klick darauf öffnet Ihren Kalender.
• Hamburger-Menü: Das Symbol mit den drei übereinanderliegenden Strichen öffnet ein Menü mit folgenden Funktionen:
  1. Einstellungen (Settings)
  2. Hausarztbrief-Funktion
  3. Export aller Akten als ZIP-Paket: Damit können Sie alle Akten gesammelt als PDF exportieren. Das ZIP-Paket wird im Downloads-Ordner gespeichert.
  4. Handbuch: Sie gelangen zu dieser Anleitung – lokal gespeichert, ohne Internetzugriff.
  5. Logout: Über diesen Eintrag melden Sie sich ab.

1.1 Kennwort ändern

Im ersten Reiter Einstellungen können Sie Ihr Kennwort ändern. Dies geht ebenfalls über Doku Resort (Server). Sie müssen das neue Kennwort in die beiden oberen Textfelder eingeben und abschließend unten auf der Seite auf den "Speichern"-Button klicken.

1.2 Schnell-Auswahl

Mit "Schnell-Auswahl-Textvorlagen" (On) werden die Textbausteine im Basisbefund oder im Sitzungsprotokoll sofort eingetragen. Ohne "Schnell-Auswahl-Textvorlagen" (Off) setzen Sie Häckchen in die Kästchen neben den Textbausteinen und drücken dann auf den Button "Auswahl einfügen".

1.3 Angaben über Therapeut:in/Praxis

Hier sind verschiedene formelle Angaben zu Ihrer Person und der Praxis. Die Informationen helfen Doku Resort Vorlagen für Befundberichte oder Hausarztbriefe erzeugen zu können. Die Angaben sind zudem hilfreich, damit Doku Resort Sie beim QS bestmöglich unterstützen kann.

2.1 Einträge verbergen

Im Menü Basis-Dokumentation können Sie ein- und ausschalten, ob ein Eintrag in Ihrer Basis-Dokumentation geführt werden soll. Nehmen wir an, Sie wollen einen Punkt nicht mehr in Doku Resort führen. Nehmen wir an, es sei der Punkt "Name Versicherung". Wir nutzen dazu den "On"/"Off"-Button am Ende der Zeile.

Der Eintrag "Name Versicherung" würde mit Inhalt in allen bereits befüllten Akten erhalten bleiben, aber beim Editieren der Akte nicht mehr angezeigt. Ebenfalls beim Export der Akte in ein PDF wird der Punkt weiterhin angezeigt. Es geht also kein Information verloren.

Bei allen Akten, in denen "Versicherung" nicht befüllt ist, verschwindet der Eintrag vollständig (zumindest bis Sie "Versicherung" wieder einschalten).

2.2 Details

Einige Punkte haben den Button "Details", der es Ihnen ermöglicht mitgebrachte Textbausteine ein- und auszublenden. Für die Basis-Dokumentation haben wir keine Editierfunktion der Textbausteine implementiert.

3.1. Sitzungsdauer

Unter Sitzungsprotokoll können Sie die Schnellauswahl-Möglichkeiten einer Sitzungsdauer anpassen. Daneben können Sie alle Textbausteine editieren, die Sie im Sitzungsprotokoll finden.

3.2. Textbausteine verwalten

3.2.1 Gliederung: Abschnitte Sitzungsprotokoll

Die Textbausteine sind nach den Überschriften der Abschnitte im Sitzungsprotokoll sortiert. Wenn Sie also einen Textbaustein für "Thema auf Erzählebene" erstellen wollen, dann klicken Sie auf den Button "Anpassen" am Ende der Zeile.

3.2.2 Kategorien finden

Jetzt hat sich unter der Überschrift des Abschnittes - also in unserem Beispiel unter "Thema auf Erzählebene" - ein Menü aufgefächert. Sie finden darin zwei Überschriften. Die eine lautet "meine Kategorien", die andere "voreingestellte Kategorien". Unter "meine Kategorien" finden Sie Ihre selbst erstellten Einträge. Die "voreingestellte Kategorien" enthält folglich alle Einträge, die Doku Resort mitgebracht hat. Mit dem On/Off Schalter verbergen Sie die Kategorie in Ihrem Sitzungsprotokoll.

3.2.3 Textbausteine finden

Vielleicht erinnern Sie sich, dass es im Sitzungsprotokoll über jedem Textfeld ein Pull-Down-Menü gibt. Mit der Auswahl einer Kategorie im Pull-Down-Menü änderten sich die angezeigten Textbausteine. Diese Einträge im Pull-Down-Menü sind die Kategorien, die Sie hier sehen. In jeder Kategorie können Sie soviele Textbausteine hinterlegen, wie Sie wollen.

3.2.4 Textbausteine - Editieren, Löschen, Verbergen

Am Ende der Zeile jeder Kategorie können Sie auf das blaue Symbol mit stilisiertem Papier und Stift klicken. Jetzt werden alle Textbausteine der Kategorie angezeigt. Über dem ersten Textbaustein-Eintrag steht eine Überschrift mit dem Namen der gewählten Kategorie. Dort ist ein blauer Pfeil, um wieder zurückzukehren in Übersicht mit den Kategorien.

Sie können direkt in den Feldern den Text editieren. Am Ende der Auflistung der Textbausteine finden Sie auf der linken Seite den Button "neue Schnellauswahl anlegen", um einen neuen eigenen Textbaustein zu erzeugen. Auf der rechten Seite finden Sie den Button "speichern", um Ihre Änderungen zu sichern.

Eigene Textbausteine können Sie mit dem roten Knopf am Ende der Zeile löschen. Die von Doku Resort mitgebrachten Kategorien können Sie nicht direkt editieren oder löschen.

3.2.5 (mitgebrachte) voreingestellte Textbausteine - Editieren & Verbergen

Wie kann ich die Doku Resort mitgebrachten Kategorien oder Textbaustein anpassen?

Setzen Sie den Schalter auf "Off", damit die mitgebrachte Version nicht mehr angezeigt wird. Klicken Sie am Ende der Zeile auf den Button "Kopie anlegen". Jetzt haben Sie eine eigene exakte Kopie der Kategorie mit allen Textbausteinen bei sich ("meine Kategorie"). Alle Kategorien und Textbausteine unter "meine Kategorie" sind frei editierbar.

4.1 Bereich 1: Blaupausen für Therapiepläne

Unter dem ersten Punkt finden Sie Vorlagen für Therapiepläne von Doku Resort, die nach PP oder KJP und Therapieschule sortiert sind. Diese Therapiepläne stehen in den Akten der Patient:innen nicht zur Verfügung, sondern müssen in "Meine Therapiepläne" übernommen werden. Der zweite Punkt ("Meine Therapiepläne") enthält die Therapiepläne, die in allen Akten Ihrer Patient:innen zur Verfügung stehen.

Die Vorlagen aus Punkt 1 können Sie einfach in Ihre Sammlung kopieren, indem Sie auf die ineinander verschränkten Pfeile grün und blau bei der gewünschten Therapieschule klicken – z. B. „PP Verhaltenstherapie“. Anschließend erscheint eine Liste mit Vorlagen von Therapieplänen. Durch Auswahl von „Als Vorlage übernehmen“ wird eine Kopie des Therapieplans für Sie unter Punkt 2 „Meine Therapiepläne“ erstellt.

4.2 Bereich 2: Meine Therapiepläne

Im Bereich „Meine Therapiepläne“ können Sie verschiedene Konfigurationen an den Therapieplänen vornehmen. Diese Therapiepläne sind in jeder Akte aller Ihrer Patienten unter „Therapieplan“ verfügbar.

Therapieplan	Bearbeiten Sie die inhaltlichen Bestandteile des Therapieplans (Name, Störungsmodell, Behandlungsphasen, Therapieziel(e)).
Textbausteine	Öffnet den Editor, mit dem Sie Textbausteine für den Therapieplan und die verschiedenen Therapiephasen erstellen können.
Ziel-Skalen	Zum Editor für prägnant formulierte Therapieziele, die Sie in jeder Sitzung beurteilen können.
Dokumente	Öffnet den Dokumente-Editor, um Arbeitsblätter oder andere nützliche Dokumente an den Therapieplan anzuhängen und den Therapiephasen zuzuordnen.

5.1 Formalia

Im Sitzungsprotokoll findet sich als letztes Textfeld „Formalitäten“. Über die Funktion „Formalia“ haben Sie hier die Möglichkeit, Dokumente zu hinterlegen, die fortan in jedem Sitzungsprotokoll angezeigt werden.

Die Dokumente stehen Ihnen im Sitzungsprotokoll als Download zur Verfügung. Daneben wird eine Checkbox erzeugt. Die Checkboxen dienen der internen Kontrolle (also Ihrer Kontrolle), ob alle Formalia erledigt wurden. So könnten Sie beispielsweise auch ein sinnloses Dokument zur Reifenpflege hinterlegen, jedoch mit der Absicht, die Checkbox zur Erinnerung an „Aufklärung Setting“ zu verwenden oder zur Erinnerung an „Reifenpflege“.

Wir hatten Dokumente wie „Datenschutz“, „Therapievertrag“, „Info QS“ oder Ähnliches im Sinn. Das Beispiel mit einem Dokument zur Reifenpflege soll darauf hinzuweisen, dass hier nichts nach außen dokumentiert wird. Die Checkbox und das hinterlegte Dokument an dieser Stelle sind nur für Sie und erscheinen nicht in der Patient:innen Akte.

Wenn Sie z.B. eine unterschriebene Datenschutzerklärung in der Akte aufbewahren möchten, fügen Sie diese bitte direkt unter „Anhänge“ in der Patient:innen Akte hinzu.

Neue Sitzung	1.1 Neue Sitzung Anlegen eines neuen Sitzungsprotokolls. Die Sortierung erfolgt nach Datum und Uhrzeit der stattgefundenen Sitzung. Protokolle werden in umgekehrter zeitlicher Reihenfolge sortiert. Die Auflistung befindet sich unter dem Button "Neue Sitzung". Damit ist das zeitlich letzte Protokoll an oberster Stelle und das zeitlich älteste Protokoll an unterster Stelle. Es werden nur die vier letzten Protokolle angezeigt. Wenn es mehr als vier letzte Protokolle gibt, dann wird "Alle Sitzungen anzeigen" als Option angezeigt. Ein Klick auf diese Option und alle älteren Protokolle werden angezeigt.
Ein Protokoll für:	1.2 Ein Protokoll für Anlegen eines neuen Protokolls vom Typ: biographische Anamnese, strukturiertes Interview, Gespräch, Schriftverkehr oder Notiz. Die Protokolle werden in die Liste der Sitzungsprotokolle mitgeführt. Die Sortierung erfolgt nach Datum und Uhrzeit (Ausnahme: Schriftverkehr hat keine Uhrzeit).
ändern	1.3 Ändern Öffnet den Editor des Sitzungsprotokolls. Bei Veränderungen besteht keine Historie über die alten Einträge. Sprich: Wenn jetzt der Inhalt aus Feldern im Sitzungsprotokoll gelöscht wird, dann ist der Inhalt verloren (sofern danach gespeichert wird). Wenn auf ändern gedrückt wird und anschließend im Protokoll auf "Speichern" geklickt wird, dann wird der Zeitstempel der letzten Änderung aktualisiert.
	1.4 Cancle-Button So lange nur die Kopfdaten (Dauer, Datum, Zeit, Ort, Sitzungsart, weitere Teilnehmer) gefüllt sind, finden Sie hier den Cancle-Button. Der Cancle-Button verschwindet, sobald es Inhalt in den anderen (Inhalt betreffenden) Feldern zur Sitzung gibt. Dies ist eine Schutzfunktion, damit nicht versehentlich Informationen verloren gehen. Wenn Sie wieder alle (Inhalt betreffende) Felder leeren, dann wird der Cancle-Button wieder angezeigt.
finalisieren	1.5 Finalisieren Finalisieren schließt die Dokumentation ab. Von nun an sind keine Änderungen an der Dokumentation mehr möglich, dafür ist es in einer deutlich besser lesbaren Form. Dies dient zudem Ihrem Schutz, damit nicht später bei der "Einsicht" eines Protokolls irrtümlicherweise auf "speichern" geklickt wird und damit der Zeitstempel der letzten Dokumentation auf einen späteren Zeitpunkt gesetzt wird. Sollten Ihnen im Nachgang noch wesentlich Informationen fehlen, dann können diese nicht mehr in diesem Sitzungsprotokoll hinterlegt werden. Erstellen Sie in diesem besonderen Fall ein neues Sitzungsprotokoll für den gleichen Zeitpunkt und ergänzen dort die fehlenden Informationen.
einsehen	1.6 Einsehen Öffnet die Ansicht des Sitzungsprotokolls. Hier stehen keine weiteren Funktionen zur Verfügung.

1.7 Jede Funktion ist nur ein Angebot

1.2.1 Gliederung

1.2.2 Textfelder

Für jeden inhaltlichen Abschnitt, wie zum Beispiel „Thema auf der Erzählebene Patient:in“, steht Ihnen über dem Textfeld ein Dropdown-Menü zur Auswahl von Kategorien zur Verfügung.

Die gewählte Kategorie bestimmt, welche Textbausteine Ihnen oberhalb des Textfeldes angezeigt werden. Diese können Sie per Checkbox markieren und mit dem Button „Auswahl einfügen“ direkt in das Textfeld übernehmen.

Falls Sie die Schnell-Auswahl-Funktion aktiviert haben, genügt bereits ein Klick auf den gewünschten Textbaustein, um ihn ohne zusätzlichen Bestätigungsschritt in das Textfeld einzufügen.

1.2.3 Inhalte letzter Sitzung

Am oberen rechten Rand jedes Textfeldes finden Sie ein Symbol mit zwei kleinen, verschränkten Vierecken. Über diesen Button können Sie den Eintrag aus der letzten Sitzung für genau dieses Textfeld anzeigen lassen.

Im Bild zeigt der Button den zugehörigen Eintrag aus der vorherigen Sitzung im Feld „Thema auf der Erzählebene Patient:in“ an.

1.2.4 Besonderheiten des Textfelds "Intervention und Reaktion"

Im Textfeld „Intervention und Reaktion“ können Sie eine Therapiephase auswählen, sofern im Bereich „Therapieplan“ bereits ein Plan hinterlegt wurde.

Mit der Auswahl einer Therapiephase bestimmen Sie zwei Dinge:

• Textbausteine der Therapiephase: Im Dropdown-Menü erscheint ein Eintrag mit dem Namen der gewählten Phase. Nach Auswahl werden die zugehörigen Textbausteine über dem Textfeld eingeblendet. Ein Wechsel der Therapiephase entfernt den bisherigen Eintrag und zeigt die neuen Bausteine der ausgewählten Phase an.
• Therapieplan-Dokumente: Im Bereich „Therapieplan Dokumente“ sehen Sie automatisch die Info- und Arbeitsblätter, die zu der jeweils gewählten Therapiephase gehören.

Zusätzlich enthält der Abschnitt „Intervention und Reaktion“ eine Zielerreichungsskala. Damit können Sie die Zielerreichung einschätzen. Die Ziele werden über den Therapieplan definiert und werden von Ihnen individuell formuliert.

1.2.5 Besonderheiten des Textfelds "Aufklärung/Einwilligung"

In diesem Bereich finden Sie Formalia-Dokumente, die zuvor über die Einstellungen hinterlegt wurden.

Sie erreichen diese Dokumente über das Menü: Hauptmenü → Hamburger-Menü (drei Striche oben rechts) → Zahnrad-Symbol (Settings) → Formalia.

Die Dokumente sind mit Checkboxen versehen, mit denen Sie den Bearbeitungsstand selbst kontrollieren können. So können Sie beispielsweise markieren, wenn eine Formalie bereits erledigt ist.

Über das Download-Symbol am Ende der jeweiligen Zeile können Sie das entsprechende Dokument herunterladen.

1.2.6 QS-Daten

An verschiedenen Stellen des Sitzungsprotokolls können Sie QS-Antworten direkt erfassen. Wenn Sie mit der Maus längere Zeit auf einem QS-Antwortfeld verweilen, wird die QS-Frage an der Maus in Form einer grünen Box eingeblendet.

Welche QS-Antwortfelder angezeigt werden, hängt vom jeweiligen Typ des Sitzungsprotokolls ab – wie bereits im Abschnitt „1.2.1 Gliederung“ beschrieben.

Die vollständigen QS-Fragebögen (APSY und PAPSY) finden Sie in der Akte im Reiter „QS-Daten“. Dort können Sie alle Fragen der Bögen Schritt für Schritt bearbeiten, fehlende oder fehlerhafte Einträge aus dem Sitzungsprotokoll korrigieren und den Fragebogen über die Funktion „Finalisieren“ für den Versand vorbereiten.

1.2.7 Speichern

Stammdaten	2.1 Basisdokumentation In der Basisdokumentation können wir drei Dinge tun: Zum einen können wir alle Einträge einsehen und durch die verschiedenen Reiter navigieren (Stammdaten, Hausarzt, formelle Daten Therapie, Inhalte Therapie). Diese Aufteilung ist rein visuell – die Daten sind technisch gesehen ein zusammengehöriger Datensatz. Neben der Betrachtung der Daten können wir über den Button "Änderung hinzufügen" in den Editor der Basisdokumentation gelangen. Der Button "Historie einsehen" ermöglicht uns, jede Änderung zeitlich nachzuvollziehen.
Änderungen hinzufügen	2.2 Änderungen hinzufügen Mit "Änderungen hinzufügen" öffnen wir den Editor der Basisdokumentation. Hier können wir in jedes Feld klicken, um den Inhalt zu verändern. Es gibt dabei verschiedene Arten von Feldern: Textfelder (die wir ändern, indem wir den Cursor in das Feld setzen) Dropdown-Menüs (in denen wir aus vordefinierten Werten auswählen können) Datumsfelder (die eine Kalenderfunktion bieten) QS-Antwort-Felder, die zur Vorbefüllung des QS-Fragebogens genutzt werden. Über einigen Feldern befinden sich Textbausteine. Diese Textbausteine funktionieren gleich den Textbausteinen im Sitzungsprotokoll (siehe Textfelder). Im Unterschied zu den Textbausteinen im Sitzungsprotokoll können Sie die Textbausteine der Basisdokumentation jedoch nicht editieren. Sie können jedoch über die Einstellungen - Basisdokumentation Textbausteine aus- und einblenden.
Historie einsehen	2.3 Historie einsehen Oben finden Sie zwei Felder mit Datum und Uhrzeit. Hier wählen Sie die Zeitpunkte, die verglichen werden sollen. Anschließend nutzen Sie den "Vergleichen"-Button zwischen den beiden Zeitpunkten, um den Vergleich zu starten. Beispiel: Wählen Sie links den 5.11.1918 um 11:03 Uhr und rechts den 27.11.1918 um 13:30 Uhr. Klicken Sie dann in der Mitte auf "Vergleichen". Nun können Sie unten die Werte jedes Felds zu den gewählten Zeitpunkten ablesen. Wenn der Inhalt der Felder identisch ist, sehen Sie ein geschwungenes Gleichzeichen. Wenn der Inhalt abweicht, sehen Sie ein durchgestrichenes Gleichzeichen, das rot hinterlegt ist. Auch hier navigieren Sie mit den Buttons durch die verschiedenen Abschnitte der Basisdokumentation (Stammdaten, Hausarzt, Formelle-Daten Therapie, Inhalte Therapie).
aus PVS aktualisieren	2.4 Aus PVS aktualisieren Wenn die Schnittstelle zwischen Ihrem PVS und Doku Resort konfiguriert wurde, können Sie über diesen Button die Einträge aus Doku Resort mit den Daten aus der Akte im PVS vergleichen lassen. Der Abgleich erfolgt primär über die Versichertennummer. Diese Nummer ist lebenslang gültig und bleibt auch bei einem Kassenwechsel erhalten. Ist in Doku Resort keine Versichertennummer hinterlegt, erfolgt der Abgleich stattdessen über die Namensfelder. Welche Daten aus dem PVS übernommen werden können, hängt davon ab, welche Felder das PVS-System für den Austausch an Doku Resort freigibt. Bevor Doku Resort Daten aus dem PVS übernimmt, wird Ihnen eine Gegenüberstellung angezeigt. Sie sehen dabei die aktuell in Doku Resort gespeicherten Daten sowie die entsprechenden Einträge aus dem PVS im direkten Vergleich. Sie können dann entscheiden, ob Sie die PVS-Daten übernehmen oder den Vorgang abbrechen möchten. Bei einem Abbruch bleiben Ihre bisherigen Einträge in Doku Resort unverändert.

2.4 Basisdokumentation Editor

Eine gepflegte Basisdokumentation macht es möglich, dass Befundberichte leicht zu generieren sind. Ebenfalls der Hausarztbrief kann mit den Angaben aus der Akte automatisch erstellt werden. Viele Antworten auf Fragen aus dem QS (apsy und papsy) ergeben sich aus den Feldern der Basisdokumentation.

3.1 Therapieplan einfügen

Im Pull-Down-Menü „Vorlage“ finden Sie Ihre Therapiepläne, die Sie unter Settings (Einstellungen) eingepflegt haben. Wählen Sie über das Menü einen Plan aus und drücken Sie anschließend auf „Weiteres Therapie-Modul ergänzen“. Der Plan wird eingefügt und Sie können weitere Anpassungen vornehmen.

3.2 Therapieplan anpassen

Klicken Sie in die Textfelder und passen Sie die Inhalte nach Bedarf an. Vergessen Sie am Ende nicht, auf den blauen Button „Therapieplan speichern“ zu drücken (finden Sie am Ende des Plans).

3.3 Dokumente, Textbausteine

Im individuellen Therapieplan können Sie keine Dokumente (z. B. Arbeitsblätter, Infoblätter) anhängen. Ebenso ist es nicht möglich, Textbausteine an dieser Stelle zu ändern. Diese Anpassungen erfolgen über Settings und gelten für diesen Therapieplan bei allen Patient:innen.

3.4 Weitere Therapiepläne

Nachdem Sie auf „Therapieplan speichern“ gedrückt haben, können Sie weitere Therapiepläne ergänzen.

3.5 Verknüpfung Sitzungsprotokoll

Die mit den eingefügten Therapieplänen verbundenen Dokumente und Textbausteine stehen nun im Sitzungsprotokoll im Bereich „Intervention und Reaktion“ zur Verfügung.

3.6 Screenshot

Im Screenshot sehen Sie die Abschnitte eines Therapieplans: Störungsmodell, Therapiephasen, Therapieziele und Ziel-Skalen. Wir denken, die Erarbeitung eines Störungsmodells setzt eine differenzierte Auseinandersetzung mit der Biografie voraus und ist evtl. ein guter Zeitpunkt die "biographische Anamnese" mit abzuhandeln. In dem Falle wäre unter "Sitzungsverlauf" ein kurzes Protokoll für die "biographische Anamnese" sinnvoll.

	Hier können Sie Dokumente hinterlegen (z. B. Fremdbefunde, unterschriebene Formalia, Arbeitsblätter, Sonstiges). Unten auf der Seite finden Sie zwei Buttons:
Neues Dokument hochladen	4.1 Dokument hochladen Der Button „Neues Dokument hochladen“ öffnet ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie zunächst eine Datei auswählen müssen. Klicken Sie dazu auf den grauen Button „Datei auswählen“, um den Datei-Browser Ihres Betriebssystems zu öffnen und die gewünschte Datei auszuwählen. Anschließend wählen Sie die Kategorie aus, der die Datei zugeordnet werden soll (Fremdbefunde, unterschriebene Formalia, Arbeitsblätter, Sonstiges). Dateien in den Kategorien Fremdbefunde und Unterschriebene Formalia gelten als besonders schützenswert und können daher nicht gelöscht werden. Nur Dateien in den Kategorien Arbeitsblätter und Sonstiges sind löschbar.
Kamerabild hochladen	4.2 Kamerabild hochladen Der Button „Kamerabild hochladen“ öffnet die Kamera. Dazu muss der Browser berechtigt sein, die Kamera zu verwenden. Am unteren Rand in der Mitte sehen Sie ein viereckiges Symbol, das als Auslöser dient. Drücken Sie darauf, um ein Bild aufzunehmen. Dieses Bild wird zur Kontrolle angezeigt. Falls Sie das Bild nicht speichern möchten, können Sie oben rechts auf das X-Symbol klicken, um es zu verwerfen. Zum Speichern wählen Sie unten auf der Seite neben „Kategorie“ im Pull-Down-Menü eine passende Kategorie (Fremdbefunde, unterschriebene Formalia, Arbeitsblätter, Sonstiges) aus und klicken anschließend auf den Button „Bild hochladen“. Das Bild sollte nun in der Akte unter Anhänge in der entsprechenden Kategorie sichtbar sein (der Dateiname lautet „Fotoaufnahme vom“ Datum).

Befundbericht	6.1. Befundbericht Über Befundbericht gelangen Sie in ein Menü, indem Sie alle Einträge aus dem Basisbefund mit einem On/Off Button finden. Über den On/Off Button entscheiden Sie, ob dieser Eintrag in Ihrem Bericht enthalten sein soll.
Antrag erstellen	6.2. Antrag erstellen Erst- oder Umwandlungsantrag: Nach PTV3 vorgegebene Gliederung des Berichts wird automatisch erstellt. Da die Struktur des Antrags bekannt ist, werden automatisch Daten aus der Akte übernommen.

6.3 Screenshot

Im Screenshot sehen Sie die Maske zur Auswahl von Punkten des Basisbefundes, damit die Inhalte in den Befundbericht eingefügt werden.

1. Termin erstellen

Im Kalender finden Sie oben zunächst die Suchfunktion für Patient:innen. Neben der Schaltfläche „Neuer Termin mit:“ geben Sie den Namen der gesuchten Person ein. Daraufhin werden unter der Leiste alle nicht passenden Namen ausgeblendet.

Sobald Sie die gesuchte Person gefunden haben, ziehen Sie das Icon mit dem Namen in den Kalender auf den gewünschten Tag und die entsprechende Uhrzeit (Uhrzeiten sind nur in der Wochenübersicht sichtbar). Der Termin wird nun im Kalender angelegt und ein Sitzungsprotokoll in der zugehörigen Akte erstellt.

Sie haben Uhrzeit oder Tag nicht korrekt getroffen? Es öffnet sich das für den Termin angelegte Sitzungsprotokoll. Dort können Sie das Datum und die Uhrzeit korrigieren bzw. anpassen (in der Monats- oder Jahresansicht wird die Uhrzeit auf 0:00 Uhr gesetzt).

2. Termine haben drei Zustände

2.1 Andere Protokolle

1. Export & Versand

Der Versand der QS-Daten erfolgt quartalsweise. Dafür nutzen Sie das grüne QS-Icon am oberen rechten Rand des Homescreens (Patientenübersicht nach Login).

In der QS-Übersicht finden Sie:

• Einen Bereich für alle Bögen, die für die nächste QS-Meldung relevant sind (abgeschlossene Therapien aus dem letzten Quartal).
• Eine Übersicht aller Apsy- und Papsy-Bögen der in Doku Resort angelegten Patient:innen.

Abbildung QS-Zentrale: Übersicht über den Stand der Apsy/Papsy Bögen und die Optionen zum Export.

Damit der Versand erfolgen kann, müssen alle relevanten Bögen einen grünen Haken haben. Sobald dies der Fall ist, nutzen Sie den Button „Export für Quartal“, um alle Daten gesammelt als Dateien (eine Datei für die gesammelten Apsy, eine Datei für die gesammelten Papsy) herunterzuladen. Diese Dateien laden Sie dann wie gewohnt im Portal Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung (KV) hoch.

Abbildung QS-Zentrale: Legende für den Status den ein Apsy/Papsy haben kann.

2. Automatische Logik

Doku Resort unterstützt Sie dabei, den richtigen Bogen auszuwählen:

• Für abgeschlossene Therapien entscheidet Doku Resort automatisch, ob ein Basisbogen oder ein vollumfänglicher Apsy-Bogen erforderlich ist.
• Wenn im Sitzungsprotokoll korrekt gepflegt wurde, erkennt Doku Resort automatisch Ausnahmen (z.B. KJP- oder Gruppentherapien).

3. Einzelkorrekturen

Für Korrekturen an bereits versendeten Bögen nutzen Sie die Funktionen:

• Einzel-Korrektur Apsy
• Einzel-Korrektur Papsy

1. Hausarztbriefe generieren

Ob eine Patientin oder ein Patient einen Hausarztbrief wünscht oder dem widersprochen hat, legen Sie in der Basisdokumentation im Reiter "HA" fest.

Damit Doku Resort den Hausarztbrief korrekt vorbefüllen kann, müssen folgende Pflichtfelder in der Basisdokumentation ausgefüllt sein:

• Vollständiger Name und Anschrift der Patientin / des Patienten
• Angaben zur Krankenversicherung der Patientin / des Patienten
• Vollständiger Name und Anschrift der Hausärztin / des Hausarztes
• Datum des Erstkontakts
• Datum des Therapiebeginns
• Indikation

Mit dem Button "Hausarztbriefe generieren" erstellen Sie die gewünschten Briefe. Doku Resort erstellt für alle betroffenen Patient:innen eine ZIP-Datei mit den fertigen Briefen, die automatisch heruntergeladen wird.

Abbildung Hausarztbrieffunktion: Vorausgewählt sind die Pflichtfelder für die Hausarztbriefe. Wenn Ihre Patient:innen mehr Informationen zu übersenden wünschen, können Sie weitere Einträge aus der Basisdokumentation ergänzen.

1. Exportiere alle Akte als PDF

Mit dieser Funktion erstellt Doku Resort ein ZIP-Paket, das alle Patient:innenakten als PDF-Dateien enthält.

Die PDF-Akten bilden nicht vollständig die Akte aus Doku Resort ab:

• Nicht enthalten: Der Inhalt der Dateien, die unter "Anhänge" in der Akte gespeichert wurden
• Nicht enthalten: Testergebnisse aus "Doku Area" (der Testdiagnostik-Plattform von Doku Resort)

Wenn Ihnen Doku Area nichts sagt, wurde diese Funktion für Ihre Einrichtung vermutlich noch nicht freigeschaltet – Sie werden die entsprechenden Daten daher in Ihrer Akte nicht vermissen.

Langfristig ist vorgesehen, auch die Testergebnisse aus Doku Area vollständig in die exportierten PDF-Akten zu integrieren.

1. Warum ZIP?

Was ist eine ZIP-Datei? Eine ZIP-Datei ist ein Archiv, das mehrere Dateien in einer einzigen Datei zusammenfasst und dabei oft auch komprimiert. Sie können ZIP-Dateien mit einem Passwort verschlüsseln, um die enthaltenen Dateien beim Versand vor unbefugtem Zugriff zu schützen – vorausgesetzt, es wird ein sicheres Kennwort verwendet

Da ein einzelner Klick im Browser technisch nur den Download einer Datei auslösen kann, erstellt Doku Resort bei Bedarf automatisch eine ZIP-Datei, in der mehrere Dokumente zusammengefasst sind. So erhalten Sie alle benötigten Dateien gebündelt in einem Schritt.

Nach dem Herunterladen müssen Sie die ZIP-Datei „entpacken“, um auf die enthaltenen Dokumente zugreifen zu können.

2.1 Anleitung für Windows

• Öffnen Sie den Ordner, in dem sich die ZIP-Datei befindet.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei.
• Wählen Sie im Menü „Alle extrahieren…“.
• Wählen Sie einen Zielordner und klicken Sie auf „Extrahieren“.

2.2 Anleitung für macOS

• Doppelklicken Sie einfach auf die ZIP-Datei.
• Der Mac erstellt automatisch einen Ordner mit den entpackten Inhalten.
• Sie finden diesen Ordner direkt im gleichen Verzeichnis wie die ZIP-Datei.

2.3 Anleitung für iPad (iOS)

• Öffnen Sie die App „Dateien“.
• Navigieren Sie zum Speicherort der ZIP-Datei (z. B. iCloud Drive oder „Auf meinem iPad“).
• Tippen Sie einmal auf die ZIP-Datei – iOS entpackt sie automatisch in einen neuen Ordner.

2.4 Anleitung für Android

• Öffnen Sie die App „Dateien“ oder einen Dateimanager Ihrer Wahl.
• Suchen Sie die ZIP-Datei, meist im Ordner „Downloads“.
• Tippen Sie auf die Datei – das System zeigt Ihnen eine Option zum Entpacken („Extrahieren“).
• Bestätigen Sie die Aktion, um auf die Inhalte zuzugreifen.

3. ZIP-Entpacker (Software)?

Sollte Ihr Gerät ZIP-Dateien nicht automatisch entpacken können, finden Sie kostenlose Apps im jeweiligen App Store, z. B.:

• Windows/Mac: 7-Zip, The Unarchiver
• iPad: iZip, WinZip
• Android: RAR, WinZip